Il sistema di segnalazione delle violazioni (Whistleblowing)

Il sistema di segnalazione delle violazioni (Whistleblowing)

Il Gruppo Bancario Cooperativo Iccrea promuove una cultura aziendale basata sui valori della integrità, responsabilità e trasparenza. In linea con tali principi ogni Società del Gruppo adotta un sistema di segnalazione delle violazioni (c.d. Whistleblowing) al fine di prevenire e contrastare condotte illecite, mettendo a disposizione specifici canali che garantiscono la riservatezza e la protezione di tutti i soggetti coinvolti nel processo, per incoraggiare la “denuncia” di comportamenti illegittimi.

I soggetti che possono effettuare segnalazioni

Con l’obiettivo di contrastare e prevenire fenomeni illeciti, il Decreto Legislativo n. 24 del 2023 ha ampliato la platea di soggetti che possono effettuare segnalazioni Whistleblowing, estendendola a:

tutti i dipendenti;
lavoratori autonomi, collaboratori, liberi professionisti e consulenti che prestano la propria attività presso la banca/società del Gruppo;
volontari e tirocinanti, retribuiti e non retribuiti;
candidati, lavoratori in prova ed ex lavoratori;
azionisti, soci e persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo e vigilanza o rappresentanza, esercitate anche in via di mero fatto.

Attenzione: i canali indicati nel seguito non possono essere utilizzati per proporre un reclamo relativo ai rapporti commerciali con la clientela, ma solo per segnalare un comportamento ritenuto illegittimo.

Le tutele garantite al segnalante e agli altri soggetti

Il Gruppo, nel rispetto delle previsioni di legge, garantisce la riservatezza dell’identità del segnalante sin dal momento della ricezione della segnalazione e vieta ogni forma diretta o indiretta di comportamenti e provvedimenti ritorsivi, discriminatori o penalizzanti adottati nei suoi confronti (inclusi quelli omissivi, anche tentati o minacciati) in conseguenza della segnalazione effettuata.

Le misure di protezione vengono estese anche ai seguenti soggetti:

il facilitatore, ovvero la persona fisica che assiste il segnalante nel processo di segnalazione, operante all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata;
le persone del medesimo contesto lavorativo del segnalante, legate allo stesso da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;
i colleghi di lavoro del segnalante che lavorano nel medesimo contesto lavorativo dello stesso e che hanno con lui un rapporto abituale e corrente;
gli enti di proprietà del segnalante in via esclusiva o in partecipazione maggioritaria;
gli enti presso i quali lavora il segnalante;
gli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo del segnalante.

Che cosa può essere segnalato

Possono essere oggetto di segnalazione:

gli illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
le condotte illecite rilevanti ai sensi del D. Lgs. n. 231 del 2001 e le violazioni del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D. Lgs. n. 231 del 2001;
le violazioni del Codice Etico di Gruppo (ivi compresi gli episodi che riguardano qualsiasi forma di discriminazione e/o violenza fisica, verbale, digitale e psicologica),

del Codice di Condotta Anticorruzione di Gruppo e delle normative interne aziendali;

gli illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione Europea e delle disposizioni nazionali che ne danno attuazione (a titolo esemplificativo e non esaustivo, illeciti relativi ai seguenti settori: contratti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo, sicurezza e conformità dei prodotti, tutela dell'ambiente; salute pubblica; protezione dei consumatori; protezione nei settori dell'assicurazione e riassicurazione; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi);
atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione Europea (a titolo esemplificativo e non esaustivo, illeciti relativi alle frodi, alla corruzione e a qualsiasi altra attività illegale connessa alle spese dell’Unione);
atti od omissioni riguardanti il mercato interno (a titolo esemplificativo, violazioni in materia di concorrenza e di aiuti di Stato);
atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione Europea (a titolo esemplificativo e non esaustivo, violazioni in materia di libera concorrenza);
violazioni nel settore bancario ai sensi degli articoli 52-bis e 52-ter del D. lgs. n. 385/1993 (disciplina speciale del TUB);
violazioni in materia di intermediazione finanziaria ai sensi degli articoli 4-undecies e 4-duodecies del D.lgs. n. 58/1998 (disciplina speciale del TUF).

Non sono segnalabili le notizie palesemente prive di fondamento, le informazioni che sono già totalmente di dominio pubblico nonché le informazioni acquisite solo sulla base di indiscrezioni o vociferazioni scarsamente attendibili (c.d. voci di corridoio).

Non sono altresì segnalabili:

le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere esclusivamente personale del segnalante, che attengono ai suoi rapporti individuali di lavoro o ai suoi rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate;
le contestazioni in materia di difesa e sicurezza nazionale;
le violazioni regolamentate nelle direttive, nei regolamenti dell’Unione Europea e nelle disposizioni attuative dell’ordinamento italiano che già garantiscono apposite procedure di segnalazione (a titolo esemplificativo, le segnalazioni in materia di abusi di mercato).

Segnalazioni anonime

Le segnalazioni anonime, ovvero le segnalazioni dalle quali non è possibile ricavare l’identità del soggetto segnalante, non sono qualificabili come segnalazioni “Whistleblowing”.

Le segnalazioni anonime ricevute attraverso i canali implementati dal Gruppo, anche se circostanziate, non essendo equiparabili a segnalazioni Whistleblowing, non vengono trattate.

Unica eccezione è costituita dalle segnalazioni anonime che abbiano ad oggetto la violazione della normativa volta alla prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo (art. 48 del D. Lgs. 231/2007). In questo caso la segnalazione, anche se anonima, è considerata una segnalazione Whistleblowing e viene gestita come tale..In particolare, sono in ogni caso garantite:

la tutela della riservatezza dell'identità del segnalante e del segnalato, ferme restando le regole che disciplinano le indagini e i procedimenti avviati dall'Autorità Giudiziaria in relazione ai fatti oggetto delle segnalazioni. L'identità del segnalante può essere rivelata solo con il suo consenso o quando la conoscenza sia indispensabile per la difesa del segnalato;
la tutela del segnalante contro condotte ritorsive, discriminatorie o comunque sleali conseguenti alla segnalazione.

Come può essere effettuata una segnalazione

Canale interno

Segnalazione scritta

I dipendenti e i non dipendenti possono effettuare una segnalazione cartacea, secondo le modalità di seguito indicate.

Sono necessarie n. 3 buste:

la prima deve contenere i dati identificativi del segnalante, la fotocopia del documento di riconoscimento sottoscritta dal segnalante e l’indirizzo del segnalante (ove verranno inviati l’avviso di ricezione della segnalazione e l’esito della valutazione della stessa);
la seconda deve contenere la segnalazione, utilizzando l’apposito modulo (link al documento “Modulo di segnalazione”).
la terza deve contenere le buste n. 1 e n. 2.

La busta n. 3, dopo essere stata chiusa, dovrà essere spedita, con la dicitura “riservata personale – segnalazione Whistleblowing” all’attenzione del “Responsabile dei Sistemi Interni di Segnalazione delle Violazioni” a:

Responsabile dei Sistemi Interni di Segnalazione delle Violazioni

c/o sede legale BCC Vita

Via Benigno Crespi, 19

20159, Milano (MI)

Solo ed esclusivamente nel caso in cui la segnalazione riguardi il Responsabile Internal Audit (RIA), il segnalante potrà spedire la busta, al medesimo indirizzo, all’attenzione del Responsabile Compliance ovvero del Responsabile Antiriciclaggio, il quale re-indirizzerà la segnalazione al Valutatore competente.

B. Segnalazione orale

I dipendenti e i non dipendenti che volessero effettuare una segnalazione orale possono telefonare ai seguenti numeri.

numero per la Capogruppo e per le Società a Perimetro Diretto: +39 06.72077026
numero per le BCC: +39 06.72077027

La telefonata sarà registrata.

Su richiesta del segnalante, è altresì possibile richiedere un incontro diretto con il Responsabile dei Sistemi Interni di Segnalazione delle Violazioni, telefonando al medesimo numero.

Al termine dell’incontro, il Responsabile dei Sistemi Interni di Segnalazione delle Violazioni stilerà un verbale dettagliato dell’incontro che dovrà essere sottoscritto anche dal segnalante, il quale ne riceverà copia.

Solo ed esclusivamente nel caso in cui la segnalazione riguardi il Responsabile Internal Audit (RIA) è possibile richiedere un incontro diretto con il Responsabile Compliance ovvero con il Responsabile Antiriciclaggio, che re-indirizzerà la segnalazione al Valutatore competente.

Canale esterno

Evidenziando l’importanza del canale interno che deve, ove possibile, essere sempre preferito, il segnalante può effettuare una segnalazione esterna all’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC), con le modalità previste sul sito istituzionale dell'Ente, al ricorrere di una delle seguenti condizioni:

il canale interno obbligatorio non è attivo o è attivo, ma non è conforme a quanto previsto dal legislatore in merito ai soggetti e alle modalità di presentazione delle segnalazioni;
la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;
la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero questa potrebbe determinare il rischio di ritorsione;
la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

Divulgazione pubblica (a mezzo stampa, social media etc.)

È possibile effettuare una divulgazione pubblica al ricorrere di una delle seguenti condizioni:

ad una segnalazione interna a cui la banca/società non abbia dato riscontro nei termini previsti ha fatto seguito una segnalazione esterna ad Anac che, a sua volta, non ha fornito riscontro al segnalante entro termini ragionevoli;
la persona ha già effettuato direttamente una segnalazione esterna ad Anac che, tuttavia, non ha dato riscontro al segnalante in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alla segnalazione entro termini ragionevoli;
la persona ha fondato motivo di ritenere, ragionevolmente, sulla base di circostanze concrete (non su semplici illazioni), che la violazione possa rappresentare un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
la persona ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni oppure non possa avere efficace seguito.

Denuncia all’autorità giudiziaria

È prevista altresì la possibilità di rivolgersi all’autorità giudiziaria per denunciare una condotta illecita di cui il segnalante sia venuto a conoscenza nel contesto lavorativo.

Informativa Privacy Whistleblowing

Con riferimento al trattamento dei Suoi dati personali, legato all’acquisizione delle segnalazioni ed alla relativa valutazione, La informiamo di quanto segue, ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 2016/679.

Titolare del trattamento e Responsabile della Protezione dei Dati (DPO)

Titolare del trattamento dei Suoi dati personali è la società alla quale sta presentando la segnalazione (di seguito, per brevità, “Società” o “Titolare”), i cui dati di contatto potranno essere reperiti all’interno della sezione “Privacy” del sito web.

All’interno della medesima sezione potrà trovare i dati del Responsabile della Protezione dei Dati (DPO), a cui potrà rivolgere ogni eventuale richiesta di informazione circa la presente informativa.

Finalità del trattamento e base giuridica del trattamento

I dati personali sono raccolti e trattati per le finalità strettamente connesse e strumentali alla verifica della fondatezza delle segnalazioni ricevute e per la gestione delle stesse, relativamente ad attività e/o comportamenti difformi dalle procedure implementate dalle società del Gruppo Bancario Cooperativo Iccrea, per tali intendendosi la violazione di norme di condotta professionale e/o principi di etica richiamati dalla normativa vigente - interna ed esterna - e/o comportamenti illeciti o fraudolenti riferibili a dipendenti, membri degli organi sociali, società del Gruppo o a terzi (clienti, fornitori, consulenti, collaboratori), che possano determinare - in modo diretto o indiretto - un danno economico, patrimoniale e/o di immagine.

Pertanto, la base giuridica del trattamento risulta essere la necessità di adempiere a un obbligo di legge cui è soggetto il Titolare, con riferimento alle previsioni contenute nel Decreto Legislativo n. 24/2023, che ha recepito la Direttiva UE 2019/1937.

Tipologia di dati e modalità del trattamento

Nell’ambito del processo di segnalazione, potranno essere trattate le seguenti tipologie di dati:

dati anagrafici (e.g. nome, cognome, luogo e data di nascita);
dati di contatto (e.g. indirizzo e-mail, numero di telefono);
Eventuali ulteriori categorie di dati da Lei conferiti nella segnalazione (La invitiamo a non rivelare dati di natura “sensibile” o giudiziari nell’ambito della segnalazione, se non strettamente necessario).

Il trattamento avverrà mediante modalità cartacee ed informatiche, nel pieno rispetto delle disposizioni e delle misure di sicurezza indicate nel D. Lgs. 24/2023 e nelle Linee Guida dell’ANAC 2023 in materia di whistleblowing. Sempre nel rispetto di tali disposizioni, in caso di segnalazioni “orali” effettuate per il tramite della linea telefonica dedicata, il Titolare potrà registrare la chiamata, al fine di tenere traccia della Sua segnalazione e dei relativi contenuti.

Periodo di conservazione dei dati (o criteri per determinarlo)

La Società conserva, di regola, i dati del segnalante per un periodo di cinque anni dalla chiusura del processo di gestione della segnalazione, salvo che sia previsto un periodo di conservazione diverso (ad esempio nel caso di contenzioso o per adempiere ad un obbligo di legge); in tali casi, i dati saranno conservati per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati. Durante tale periodo saranno, comunque, attuate misure tecniche e organizzative adeguate per la tutela dei diritti e delle libertà dell’interessato.

Soggetti che potranno venire a conoscenza dei dati personali o ai quali i dati personali possono essere comunicati

Conformemente alla normativa in materia, viene garantita la massima riservatezza di tutti i dati personali contenuti nella segnalazione, pertanto i medesimi saranno trattati unicamente dal personale della Società addetto alla valutazione delle segnalazioni o da soggetti esterni opportunamente contrattualizzati come Responsabili del trattamento e vincolati ai medesimi obblighi di riservatezza.

Tutti coloro che riceveranno e/o saranno coinvolti nella gestione delle segnalazioni sono tenuti a tutelare la riservatezza di tale informazione.

I dati non saranno oggetto di trasferimento verso Paesi situati al di fuori della UE.

Diritti

L’interessato potrà esercitare in qualsiasi momento i seguenti diritti previsti dal Regolamento (UE) 2016/679 per quanto applicabili:

Accesso: il diritto di conoscere, in ogni momento, quali sono i dati detenuti dall’Società, da dove provengono, come e da chi vengono utilizzati;
Rettifica, Limitazione, Cancellazione e Opposizione: il diritto di fare aggiornare, integrare e rettificare i dati, se inesatti od incompleti, nonché il diritto di chiederne la cancellazione o la limitazione del trattamento e di opporsi al loro trattamento per motivi legittimi;

Per l’esercizio di tali diritti ci si potrà rivolgere al Titolare del trattamento o al DPO, indirizzando le eventuali richieste ai recapiti presenti nella sezione “Privacy” del sito web.

L’interessato ha inoltre diritto di presentare un reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati.